8 būdai, kaip saugiai spausdinti „Canon“ spausdintuvais

Saugūs spausdinimo sprendimai yra esminis reikalavimas šiuolaikinėje darbo aplinkoje. Hibridinio darbo ir prasmingesnių mobiliųjų sprendimų siekimas ir toliau kelia reikalavimus tinklų bei jų prijungtų įrenginių, įskaitant spausdintuvus, saugumui.

Nesvarbu, ar jis naudojamas sąskaitoms faktūroms spausdinti, sutartims kopijuoti ar neskelbtiniems dokumentams nuskaityti, daugiafunkcis spausdintuvas ir toliau yra svarbiausias biuro elementas. Galimybė keliems naudotojams jį pasiekti skirtingose vietose suteikia verslui patogumą, bet kartu padidina kibernetinio saugumo riziką.

Taigi, kaip galite kurti spausdintines kopijas, kai jums jų reikia, bet taip pat apsaugoti konfidencialią informaciją ir išlaikyti bendrą duomenų saugumą?

Kaip paaiškina „Canon Europe“ produktų rinkodaros specialistas Zubairas Rahimas, naujausiuose „Canon MAXIFY“ ir PIXMA spausdintuvuose yra įvairios saugaus spausdinimo funkcijos. „Jei naudojate vieną iš MAXIFY GX asortimento spausdintuvų, pvz., GX4050 ir GX3050 namų biuro modelius arba GX5050, GX6050 ir GX7050 mažam biurui skirtus modelius, galėsite mėgautis ne tik dideliu efektyvumu, bet ir spausdinimo saugumu“, – aiškino specialistas.

BDAR ir kitų duomenų apsaugos taisyklių laikymasis visame pasaulyje reiškia, kad įmonės privalo užtikrinti asmeninės informacijos saugumą ir privatumą. Čia spausdintuvai gali būti pažeidžiami, be to, galima neleistina prieiga prie konfidencialių duomenų. Nors tai labiau priklauso nuo procesų, o ne nuo aparatinės įrangos, kurią naudoja įmonė, naujausiuose „Canon“ spausdintuvuose yra kelios funkcijos, kurios didina spausdinimo saugumą ir mažina pavojų pažeisti duomenų apsaugos reikalavimus.

Čia pateikėme pagrindinius veiksmus, kurių galite imtis, kad užtikrintumėte saugų spausdinimą ir apsaugotumėte neskelbtinus dokumentus.

• Saugus spausdinimas iš debesijos ir nuskaitymas į ją naudojant „Cloud link“
• Nustatykite administratoriaus slaptažodį
• Išnaudokite nuotolinės NS galimybes
• Stebėkite užduočių žurnalą
• Sustiprinkite saugumą naudodami automatinius programinės aparatinės įrangos naujinimus
• Aktyvinkite originalaus dokumento išėmimo priminimą
• Spausdindami pridėkite vandenženklį su antspaudu / kaip foną
• Saugus spausdinimas naudojant TLS 1.3 šifravimą

Yra daug pavojų, susijusių su slaptų duomenų laikymu kompiuteryje ar nešiojamajame kompiuteryje. Įrenginys gali būti pavogtas arba į jį gali įsilaužti, o duomenų saugojimo aparatinė įranga gali sugesti arba būti sugadinta. Duomenų ir dokumentų saugojimas debesijoje suteikia papildomą apsaugos lygį ir leidžia saugiai spausdinti iš populiarių debesijos paslaugų bei nuskaityti į jas naudojant „Canon PIXMA“ / MAXIFY „Cloud link“.

„Galite pasiekti „Cloud link“ naudodami spausdintuvo ekraną, jei jame yra ši funkcija, arba naudodami programėlę „Canon PRINT“ išmaniajame telefone“, – aiškino Zubairas. „Organizacijos gali saugoti dokumentus centralizuotai bendrai naudojamoje „Google Drive™“, „Dropbox™“, „Evernote®“ ir „Microsoft OneDrive®“ paskyroje, todėl nereikia turėti kelių kopijų, kurios būtų saugomos vietoje.“

Dabar „Google Classroom™“ taip pat yra įtraukta į „Cloud link“, kuri suteikia mokytojams ir mokiniams galimybę spausdinti bendrinamus dokumentus ir nuskaityti tiesiai į „Google Drive“ aplanką iš spausdintuvo.

Paprastas ir patogus būdas – galimybė nustatyti administratoriaus slaptažodį, kad būtų apribota neleistina spausdintuvo prieiga prie tinklo prijungtų „Canon MAXIFY“ ir PIXMA spausdintuvų. Administratorius gali konfigūruoti iki 20 įgaliotų spausdintuvo naudotojų, kurių kiekvienam galima priskirti individualų slaptažodį. Nepateikus slaptažodžio, ekranas lieka užrakintas. Tai padeda užtikrinti, kad spausdintuvo nebūtų galima naudoti arba jo parametrų negalėtų sugadinti kiekvienas, kas tik prieina prie spausdintuvo. „Tai itin naudinga saugumo funkcija spausdintuvams, esantiems viešoje erdvėje“, – sakė Zubairas. „Tai reiškia, kad galite nustatyti visus „Wi-Fi“ ir LAN parametrus ir viską užrakinti administratoriaus slaptažodžiu.

Jūs galite kontroliuoti veiksmus, kuriuos gali atlikti naudotojai. Pavyzdžiui, galite apriboti kopijavimą nespalvotai arba apriboti nuskaitymo funkcijas, pvz., nuskaitymą į USB atmintinę (jei taikoma), arba prieigą prie debesijos naudojant spausdintuvo ekraną.“

Be to, spausdintuve galima įjungti saugaus spausdinimo funkcijas, įrenginį ir naudotojus valdyti nuotoliniu būdu naudojant „Canon“ nuotolinę naudotojo sąsają.

Nuotolinę naudotojo sąsają galima pasiekti tiesiogiai naudojant žiniatinklio naršyklę arba programėlę „Canon PRINT“. Ji suteikia galimybę konfigūruoti spausdintuvo parametrus, vykdyti priežiūros užduotis ir, svarbiausia, keisti slaptažodžius, apriboti prieigą bei konfigūruoti spausdintuvo saugos autentifikavimo protokolus.

„Visus šiuos protokolus galima valdyti naudojant nuotolinę naudotojo sąsają“, – priduria Zubairas. „AirPrint“ ir „Bonjour“ parametrus bei būdus, kuriais žmonės gali pasiekti spausdintuvą, taip pat galima keisti. Tai gali būti naudinga, jei esate fiksuotoje vietoje, nesvarbu, ar tai yra biuras ar namai, ir norite, kad tik toje vietoje esantys naudotojai naudotųsi šiuo spausdintuvu. Tokiu atveju galite apriboti IP prieigą ir leisti prisijungti prie įrenginio tik tiems IP adresams, kuriuos žinote ir kuriais pasitikite.“

Jei esate administratorius arba pagrindinis spausdintuvo naudotojas ir įtariate, kad kas nors netinkamai naudoja įrenginį arba prie jo prisijungia, kai tai nėra leidžiama, galite tiksliai nustatyti naudodami spausdintuvo užduočių žurnalą.

„Tai paprasta spausdinimo užduočių istorija, leidžianti stebėti neįprastą spausdinimo elgseną“, – aiškino Zubairas. „Taigi, jei yra neįprastai daug spausdinimo užduočių arba jos vykdomos tada, kai žinote, jog niekas neturėjo naudoti spausdintuvo, tada (darant prielaidą, kad nustatėte administratoriaus slaptažodį) galite pasiekti užduočių žurnalą spausdintuvo ekrane, jei toks yra.“

Programinės aparatinės įrangos atnaujinimas išmaniajame telefone, planšetiniame kompiuteryje ar kompiuteryje yra įprasta šiuolaikinio gyvenimo dalis, o kartais ir spausdintuvams galimi įvairūs atnaujinimai.

Anksčiau turėjote arba sekti ekrane pateikiamus raginimus, kad įdiegtumėte naujausią programinę aparatinę įrangą, arba tikrinti įrenginio programinės aparatinės įrangos versiją. Taip pat galite jį atnaujinti rankiniu būdu naudodami nuotolinę naudotojo sąsają arba tikrindami „Canon“ palaikymo svetainę, kad pamatytumėte, ar išleista nauja versija.

„Dabar kai kurie naujausi spausdintuvai, pvz., „Canon MAXIFY GX3050“ ir „Canon MAXIFY GX4050“, turi automatinio programinės aparatinės įrangos atnaujinimo funkciją“, – pabrėžia Zubairas. „Šie modeliai užtikrina, kad bus įdiegti naujausi atnaujinimai.“

Naudojant skaitytuvą arba daugiafunkcių spausdintuvų kopijavimo funkciją, svarbu apsaugoti neskelbtiną informaciją. Per daug lengva atsitiktinai palikti dokumentą ant stiklo, pavyzdžiui, kurį vėliau galėjo rasti tam įgaliojimų neturintis asmuo.

Norėdami išspręsti šią problemą, daugelis naujų „Canon“ daugiafunkcių spausdintuvų dabar suteikia galimybę nustatyti priminimą, raginantį pašalinti originalų dokumentą.

„Kai įgalinsite šią funkciją“, – aiškina Zubairas, – „spausdintuvas ekrane pateiks raginimą ir garsinį priminimą praėjus maždaug minutei po dokumento, kurį palikote ant stalo, nuskaitymo arba kopijavimo.“

Jei spausdinate konfidencialius dokumentus naudodami „Canon PIXMA“ ir MAXIFY serijos spausdintuvų modelius, antspaudo / fono spausdinimo funkcija užtikrina papildomą saugumą.

„Tai beveik kaip vandenženklio taikymas dokumentui“, – sako Zubairas. „Antspaudo funkcija leidžia spausdinti labai šviesų tekstą arba taškinės grafikos antspaudą kaip foną dokumento duomenims. Pavyzdžiui, galite pasirinkti datą, laiką ar naudotojo vardą, kad galėtumėte pabrėžti neskelbtiną dokumento pobūdį ir sekti visas trūkstamas kopijas.“

Naujausia perkėlimo saugos (TLS) šifravimo protokolo versija yra greitesnė ir užtikrina didesnį saugumą, kai kalbama apie spausdintuvo ir maršrutizatoriaus prijungimą. Dabar „Canon“ užtikrino, kad „Canon MAXIFY GX4050“ ir GX3050 palaiko TLS 1.3 versiją.

„Ankstesnė 1.2 versija vis dar yra saugi ir yra dažniausiai naudojamas šifravimo protokolas visuose tinkluose“, – teigia Zubairas, – „tačiau mes pristatome TLS 1.3 savo įrenginiams, kad jie atitiktų geresnį šifravimą, kurį palaiko šiuolaikiniai įrenginiai.

„Skirtingai nuo daugelio saugaus spausdinimo funkcijų, kurioms būtinas valdymas naudojant klaviatūrą, įdiegtų mūsų MAXIFY ir PIXMA modeliuose, kai kurie naudotojai net gali nepastebėti tokių funkcijų kaip TLS 1.3 šifravimas duomenų apsaugai ir WPA3 palaikymas, kurios pagerina ryšį ir tinklo apsaugą nuo, pvz., pasiklausymo ir neteisėto prieigos gavimo. Šie papildymai veikia fone, kad būtų užtikrintas saugesnis spausdinimas.“

Šiais laikais, kai viskas susieta, svarbu užtikrinti neskelbtinos informacijos apsaugą. „Canon“ spausdintuvų saugumo funkcijos ir ypatybės gali padėti užtikrinti, kad spausdinimas būtų kuo saugesnis, o spausdintuose dokumentuose pateikta informacija liktų saugi.



Autorius: Marcus Hawkins